Doch Meckern hilft nicht: Der Kerker bleibt. Aus ihm auszubrechen, das gelingt scheinbar nur dem, der einen persönlichen Assistenten hat. Einen, wie ihn Anne Hathaway in „Der Teufel trägt Prada“ spielt. Jemand, der hilft, den Überblick zu behalten. Den Tag organisiert. Für einen die Korrespondenz übernimmt.

Zum Glück gibt es mittlerweile Technik, die einem solchen Assistenten immerhin nahekommt. Tools wie ChatGPT, die künstliche Intelligenz nutzen, um Aufgaben zu erledigen.

Das funktioniert aber nur, wenn man sie richtig einsetzt. Jeden ihrer Schritte genau kontrolliert, da sie häufig Fehler machen. Und stets selbst nachbessert, weil Menschen trotz allem besser arbeiten. Wenn man all das beachtet, kann die KI einem aber den ganzen Tag über helfen.

Der Vorabend: Tagesplan erstellen, Aufgaben priorisieren

Ein guter Morgen beginnt bereits am Vorabend. Viele erfolgreiche Menschen machen sich stets einen Plan für den nächsten Tag. Und auch solche, die es gerne wären. Schon dabei kann die KI helfen.

Um ChatGPT nutzen zu können, muss man sich aber zuerst registrieren. Die kostenlose Version reicht für vieles schon aus, die kostenpflichtige liefert oft deutlich bessere Ergebnisse und kostet rund 22 Euro im Monat. Es öffnet sich ein Chat, der aussieht wie auf Whatsapp oder Telegram. Nun kann man Anfragen an die KI schicken, im Dialog, als würde man mit ihr chatten. Diese sollten möglichst präzise sein. Im Zusammenhang mit KI werden sie auch Prompt genannt.

Nun sagt man der KI, was sie einem ausspucken soll. Ein Prompt könnte etwa wie folgt beginnen: „Erstelle eine Liste von Aufgaben basierend auf den Informationen, die ich dir gebe.“ Danach kann man alle geplanten Aktivitäten und Meetings für den nächsten Tag in das Textfenster kopieren.

Ist man sich unsicher, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten, kann man die KI auch danach fragen. Etwa so: „Ordne die Aufgaben für morgen nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.“ Ist man unsicher, wie man den Tag am besten strukturiert, kann auch dabei die KI helfen, wenn man ihr schreibt: „Mache einen Vorschlag für einen effizienten Tagesablauf basierend auf den folgenden Terminen und Aufgaben.“ Jede weitere Information, die man ihr gibt – etwa über sich selbst, den Job, Tag – machen die Ergebnisse besser.

Der Morgen: Folien für eine Präsentation

Sobald die Sonne aufgegangen ist, zeigt sich meist die größte Tücke von Tagesplänen: Sie gehen nicht auf. Denn meistens stehen unplanbare Aufgaben an – oder solche, die man schlicht vergessen hat. So ist es in vielen Jobs nicht unwahrscheinlich, dass schon bei der ersten Tasse Kaffee das Handy vibriert und der Chef sich meldet: „Kannst du mir bitte noch die Folien für die Morgenpräsentation schicken?“ Ebenfalls nicht unwahrscheinlich ist, dass man vergessen hat, die Folien vorzubereiten. Was also tun?

Hier kann die KI direkt helfen. Nehmen wir an, eine Tischlerin soll vor Azubis eine Präsentation zum Thema „Moderne Werkzeugtechnologien im Tischlerhandwerk“ halten. Sie könnte nun einige Unterlagen in das Chatfenster der KI hineinkopieren und schreiben: „Arbeite eine klare Struktur heraus und erstelle mir zehn Folien für eine Präsentation, die für 17-jährige Azubis verständlich ist.“ Hat sie noch gar keine Unterlagen zum Thema parat, könnte sie die KI erstmal fragen: „Gib mir eine Übersicht über moderne Werkzeugtechnologien im Tischlerhandwerk.“

Wenn die Tischlerin genaue Ideen für Folien hat, kann sie all diese ebenfalls in den Prompt einbauen: „Beschreibe mir die Vorteile von Akku-Handkreissägen im Vergleich zu herkömmlichen Modellen.“ Darauf können allgemeine Informationen folgen, die die KI einbauen soll. Wenn die erste Version der Folien steht, lohnt es sich, der KI in neuen Prompts so oft Verbesserungsvorschläge zu geben, bis das Ergebnis einem gefällt. Danach kann man die Folien etwa in „Powerpoint“ einfügen, alle Fakten prüfen und selbst Änderungen vornehmen.

Der Vormittag: Schnell E-Mails abarbeiten

Ob Handwerker, Dienstleister oder Akademiker: Bei vielen beginnt der Tag mit einem Berg von E-Mails. Diesen abzuarbeiten kann je nach Job Stunden dauern – und oft kommen stetig E-Mails nach. Auch hier kann ChatGPT theoretisch helfen. Ob man das in puncto Datenschutz verantworten kann, muss allerdings jeder selbst entscheiden.

Entscheidet man sich dafür, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entweder man kopiert die empfangene Mail in den KI-Chat, listet die Informationen auf, die in der Antwort stecken sollen – und schreibt dazu: „Antworte freundlich auf die folgende Nachricht.“ Das ist aus Datenschutz-Perspektive allerdings wohl nicht zu empfehlen. Oder man möchte die empfangene E-Mail lieber nicht an die KI geben. Dann schreibt man lediglich, dass die KI eine professionelle Mail formulieren soll, in der konkrete Informationen enthalten sollen. 

Immer gilt: Die fertige Nachricht sollte man genau prüfen, ihren Stil an den eigenen anpassen.

Mittagspause: Texte schneller lesen, Freunde einladen

In der Mittagspause ist oft nicht viel Zeit. Viele Menschen nutzen sie, um während des Essens Newsartikel zu lesen. Doch sind die Texte lang, schafft man nur wenig – und nimmt nur wenige Informationen mit. Auch hier kann die KI helfen. Man kann den Nachrichtentext in ChatGPT hineinkopieren, dazuschreiben: „Fasse das Wichtigste in Stichpunkten zusammen sodass ich den Text in fünf Minuten lesen kann.“

Andere hingegen nutzen die Mittagspause, um sich per SMS oder Whatsapp bei Freuden zu melden. Die KI kann hier helfen, um einen Text zu formulieren, den man an seine Freundesgruppe senden kann, um sie zum Abendessen einzuladen. Natürlich kann man das auch schnell selbst machen – doch mit der KI gelingt das trotz Zeitdruck recht gut.

Der Nachmittag: Leistungstief überwinden, Fragen vorbereiten

Nach dem Mittagessen wartet auf viele Arbeitnehmer ein alltäglicher Gegner. Die Rede ist nicht vom anspruchsvollen Chef, sondern vom Nachmittagstief. Die Energiereserven sind aufgebraucht, die Pasta liegt schwer im Magen. Statt sich eine Tasse Kaffee zu holen, könnte man ChatGPT um eine mentale Erfrischung bitten. Das könnte etwa ein individuelles Quiz sein, das auf den Beruf zugeschnitten ist. Klingt kindisch. Doch wer so etwas täglich fünf Minuten macht, kann von neuem Wissen und Fokus profitieren.

Ein Prompt dafür könnte etwa lauten: „Erstelle ein Quiz über Elektroinstallationen, das auch für einen ausgebildeten Elektriker anspruchsvoll ist und in fünf Minuten zu erledigen ist.“ Der Autor dieses Textes hat das mit einem Quiz für Journalisten ausprobiert – und musste bei einigen Fragen ganz schön seinen Kopf anstrengen.

In vielen Firmen stehen nachmittags Kundengespräche oder sonstige Meetings an. Hier kann ChatGPT bei der Vorbereitung helfen. Mit der KI kann man sich etwa auf mögliche Fragen des Kunden vorbereiten. Das kann einem helfen, sich besser in das Gegenüber hineinzuversetzen oder Ungereimtheiten bei dem eigenen Projekt zu finden.

Ein Immobilienmakler könnte zum Beispiel den Prompt verwenden: „Liste mögliche Fragen zu Unklarheiten auf, die Kunden zu folgendem Bauprojekt haben könnten.“ In den Absatz darunter könnte man einige Informationen und Daten zum entsprechenden Projekt hineinkopieren. Tipp: Es kann hilfreich sein, der KI zu sagen, in welcher Form man die Antworten gerne hätte. Zum Beispiel als Liste mit Stichpunkten.

Der Abend: Einkaufen vermeiden und Gute-Nacht-Geschichte vorlesen

Endlich Feierabend! Nun ist Entspannung fällig. Doch gerade für Eltern beginnt jetzt die zweite Arbeitsschicht: Kinder sind oft anspruchsvolle Esser, wünschen sich ein leckeres Gericht. Gleiches gilt für viele Lebenspartner. Nach einem vollen Arbeitstag wollen allerdings die wenigsten lange darüber nachdenken, was sie kochen könnten – oder gar noch einkaufen gehen.

Die Lösung: Man kann der KI etwa aufzählen, welche Zutaten man noch zuhause hat, wie viel Zeit man hat, wie viel Kalorien das Essen in etwa haben soll und welche Vorlieben die Familie hat. Sie spuckt dann Rezeptvorschläge aus. Traut man ihnen nicht, bringen sie einen vielleicht immerhin auf die Idee, ein Gericht zu kochen, das man lange nicht mehr gegessen hat – und dessen Rezept man dann im eigenen Kochbuch nachschlagen kann.

Damit der Abend wirklich entspannend wird, müssen Eltern die Kinder ins Bett bringen – und Kinderlose wollen vielleicht sich selbst in eine ruhigere Stimmung bringen. Dabei hilft ein altbewährtes Mittel: die Gutenachtgeschichte. Solche schreibt die KI überraschend gut, wenn man ihr genau sagt, was man erwartet: Hexen, Kobolde – und bloß nichts, was mit dem eigenen Alltag zu tun hat. Auch wenn dieser dank der KI nun zumindest ein wenig erträglicher ist.

*Die Bilder wurden mithilfe maschineller Unterstützung erstellt. Dafür wurde ein Text-to-Image-Modell genutzt. Auswahl des Modells, Entwicklung der Modell-Anweisungen sowie finale Bearbeitung der Bilder: Art Director Nicolas Bruckmann.